Добро пожаловать в МОТИВ версии 2.6

Новые функции Мотив 2.6 значительно улучшают безопасность и производительность, превращая управление в простую и эффективную работу.

Приложение «Информер» для Windows, Linux и MacOS

Теперь работать со множеством задач проще простого: новая версия приложения «Информер» позволяет Вам эффективно управлять большим объемом задач.

Приложение доступно не только для ОС Windows, но и для MacOS, Linux (в том числе, Astra Linux, ROSA Linux, ALT Linux, RED OS). Это значит, что каждый сотрудник сможет получать нужную информацию в удобном для работы виде.

Приложение Информер в версии 2.6 это:

• Удобство и простота работы с большими объемами информации в рамках одного окна:
  • сформируйте список задач по необходимым критериям в смарт-папку или группировку с помощью фильтра по выбранному столбцу,
  • сортируйте,
  • изменяйте значения полей выбранных задач с добавлением системного действия или без него,
  • отслеживайте контрольные точки на отдельной панели,
  • производите простые подсчеты.

  
  

• Быстрая работа с задачами и документами, в том числе и в оффлайн режиме — если прервалась связь с интернетом, то Вы увидите значок, а обмен данными с веб-сервером будет возобновлен позднее.
• Интерфейс, который интуитивно понятен, удобен и настраивается под Вас: сфокусируйтесь только на ключевой информации, которая влияет на Ваши решения. Мы позаботились о любителях темной темы и добавили ее для Вашего комфорта.
• Эффективный поиск задач и документов по всем атрибутам и параметрам.

«Избранное», «Недавние», «Вне папок» («Избранное», «Недавние» добавили еще и в основной интерфейс).

Установите приложение из раздела «Клиентские приложения» и первыми оцените удобство использования.

Централизованное администрирование

Администрирование системы стало проще и прозрачнее. Для централизованного администрирования и управления подразделениями, правами и полномочиями достаточно просто включить новую системную настройку, с которой подпункты меню администрирования «Пользователи», «Назначение полномочий» и «Настройки подразделений» доступны только Администраторам независимо от статуса пользователя.

Вы можете доверить администрирование нескольким администраторам. Для этого нужно включить настройку «Выводить все объекты для администраторов системы» и все объекты с указанием автора и даты изменений станут им дополнительно доступны в пунктах меню:

• Настройки email.
• Группы внешних пользователей.
• Группы пользователей.
• Внешние пользователи.
• Шаблоны задач.
• Шаблоны изолированных групп.
• Шаблоны контрольных точек.
• Шаблоны карточек документов.
• Шаблоны событий.

Администратором доступна возможность редактирования настроек личных и общедоступных папок других пользователей.

Конструктор бланков документов

Теперь работать с бланками для добавления различных штампов данных и электронных подписей стало еще проще и прозрачнее. Создавайте нужные бланки основных документов и приложений в новом пункте меню «Конструктор бланков документов».

Готовые бланки можно применять при подписании и регистрации в маршрутных схемах документов. Больше не нужно использовать идентификаторы в docx-файлах — штампы добавляются автоматически, а изменить их расположение можно вручную.

В карточке документа файлы можно разграничить по видам:

• Основной документ.
• Приложения.

Обновите Ваш процесс работы с документами — попробуйте новую функцию уже сегодня!

Новые возможности для секретарей и заместителей

С новой настройкой «Выводить за кого работает пользователь» возможности работы делопроизводителей с реестрами руководителя стали более гибкими и прозрачными. Теперь делопроизводители могут видеть, за кого они работают, что повышает эффективность и безопасность их работы с документами и задачами.

1. Выберите в главном меню «Вы работаете за» руководителя.
2. Работайте с делегированными Вам задачами и документами.
3. Изменение маркера задачи по документу (для помещения в определенную папку) автоматически синхронизируется с маркером у руководителя и других делопроизводителей. Это обеспечивает согласованность действий и упрощает управление документами.

Мы также внесли изменения, чтобы сделать работу заместителей удобнее:

• Фильтрация в списке «Вы работаете за». В выпадающем списке отображаются только руководители, у которых пользователь является Делопроизводителем.
• Заместитель получает права и операции, как у руководителя, в задачах, в задачах по документам, реестре документов и карточке документа.
• Фиксация операций от имени заместителя всех выполняемых операций.
• Заместитель всегда работает от своего имени, независимо от настройки «Возможность работать от своего имени».
• Объединение прав и операций, если заместитель является прямым участником объекта и одновременно заместителем.

Адресные сообщения

Вы просили — мы сделали. Теперь в процессе работы с документом или задачами можно направлять сообщения в ленте действий, которые увидят определенные сотрудники по задаче.

При добавлении действия в ленту просто выберите, кому оно должно быть доступно. Готово! Адресаты точно не пропустят сообщение:

• адресное действие выделяется цветом среди других действий, доступных всем участникам рабочей группы,
• в реестре и при группировке задач имеет специальный знак — @,
• отображается в разделе «Связь/Сообщения».

Принятие в работу и дополнительные согласующие в документах

Теперь работа с документами еще прозрачнее!

Часто на одном этапе рассмотрения документа (например, на этапе вычитки или регистрации) добавляют несколько ответственных сотрудников, один из которых в итоге рассматривает документ. При этом остальным сотрудникам не понятно, кто именно уже начал работу с документом. С новым механизмом один из рассматривающих пользователей может принять в работу документ и рассмотреть его, остальные рассматривающие видят, кто и когда принял документ в работу.

Работа с дополнительными согласующими позволяет руководителю на определенном этапе подключить к согласованию документа сотрудников по компетенции. Для этого руководитель создает резолюцию. Добавленные сотрудники согласуют документ по резолюции, после чего документ согласует руководитель. Это позволяет руководителю быстрее принять взвешенное решение при согласовании сложных документов, наглядно видеть лист согласования своих сотрудников.

Перенаправление объектов пользователей

В ходе организационных или кадровых изменений в компании часто требуется перемещение большого количества задач, документов и других объектов на новых сотрудников. Количество таких объектов может достигать десятков тысяч, при этом с ними непрерывно осуществляется работа других пользователей.

Чтобы безболезненно перемещать большое количество объектов в системе между пользователями мы доработали механизм перенаправления. Теперь объекты можно перемещать по расписанию в нерабочее время и отслеживать изменения в новом разделе «Журнал перенаправления объектов». Также оптимизирован сам механизм, что позволяет избегать излишней нагрузки на работающую систему.

Делаем всё для вашей защиты:

• двухфакторная аутентификация,
• поддержка известных приложений для авторизации,
• настраиваемая автоматическая блокировка учетной записи при ошибках входа,
• защита от исполнения кода в загружаемых файлах,
• каждому IP-адресу теперь присваивается только одна сессия, обеспечивая уникальность доступа.

Вы можете легко анализировать, какие настройки были изменены, кем и когда, с помощью отчета об изменении настроек системы.

Это не просто меры — это Ваша безопасность и уверенность в том, что можно работать без забот.

Обновление системных компонентов

• Реализована поддержка новых версий системного программного обеспечения, что позволило повысить безопасность и
  производительность:
  • веб-сервер Apache обновлен до версии 2.4,
  • PHP обновлен до версии 8.2,
  • брокер сообщений ActiveMQ обновлен до версии 6.1.6,
  • СУБД PostgreSQL обновлена до версии 15.
• Доработана файловая структура для более удобного и безопасного хранения электронных подписей.
• Мы усилили защиту программного кода системы, чтобы минимизировать риски и обеспечить максимальную безопасность данных.
• В комплект поставки включен компонент проверки скорости соединения с сервером для повышения стабильности работы.

Мы движемся к созданию рабочей среды, основанной на отечественных решениях, и теперь помимо Astra Linux, ROSA Linux, RED OS наша система отлично взаимодействует еще и с
«Альт Сервер» 10.

Усовершенствование интерфейса

Мы провели значительную работу по улучшению интерфейса. Изменения затронули следующие разделы и формы.

• Переработанные разделы:
  • Календарь.
  • Система безопасности (все отчеты).
  • Полномочия пользователей.
  • Реквизиты пользователей.
  • Просроченные задачи по рассмотрению документов.
  • Редактор маршрутных схем.
  • Шаблоны регистрационных карточек документов.
  • Шаблоны изолированных рабочих групп.
  • Шаблоны действий.
  • Цветовые настройки.
  • Шаблоны оповещений.
  • Тестирование оповещений.
  • Обработчик вычислений.
• 
  Обновленные формы:
  
  • Статистика ознакомления с действиями.
  • Статистика опроса почтового ящика.
  • Параметры архива документов.
  • Параметры выбора данных и пользователей, подразделений для отчетов.
  • События.
  • Задания.
  • Скрытие задачи.
  • Поиск документов.
  • Выбор файлов из «Библиотеки».

Мы стремимся к тому, чтобы каждый элемент интерфейса был интуитивно понятным и функциональным. Оцените изменения и делитесь своими впечатлениями!

Другие улучшения

• В мобильном интерфейсе для руководителя теперь доступен просмотр полей регистрационной карточки документа и дополнительных согласующих в листе согласования — еще больше информации для принятия решения.
• Реализован механизм отзыва документов с любого этапа маршрутной схемы.
• Доработаны механизмы работы с пунктами документов и автоматического изменения маркеров задач по резолюциям в интерфейсах системы.
• Благодаря возможности переключения на отечественный сервер конвертации в PDF можно преобразовать даже самые сложные структуры документов с точностью до знака, в том числе в формат PDF-A для отправке по системе МЭДО.
• Автоматически определяется файл основного документ по наличию метки в файле.
• Единый реестр задач и документов теперь можно выгрузить в файл xlsx.
• Система стала еще надежней с расширением функционала политик безопасности.
• Оптимизирована работа поисковой системы.
• Усовершенствован механизм формирования ссылок между связанными документами, в том числе архивными. Теперь можно легко настроить нужное отображение ссылок в карточках документов.
• Добавили гибкости в настройку отображения пользователей в листе согласования документа.
• Более 100 различных улучшений для максимального удобства работы.

Спасибо, что выбрали систему МОТИВ!

В ходе создания новой версии мы проанализировали множество реальных бизнес-процессов, приняли во внимание практический опыт использования системы МОТИВ. Благодарим каждого, кто помогает создавать качественную Систему для эффективного управления бизнесом.

С уважением, Мотивэа.

Все новости →