Мы внедряем систему МОТИВ и обучаем клиентов работе в ней, но в то же время предоставляем материалы для самостоятельного изучения и внедрения:

В этой статье приводятся примеры автоматизации различных процессов при помощи системы МОТИВ:

 

1. Работа с задачами

 

Задача — основной объект системы МОТИВ. Задача — это не только поручение с четкими сроками.

 

Задача формирует единое информационное пространство: в ней происходит общение с партнерами, обсуждаются проблемы компании, публикуются новости отделов и рабочих групп.

 

Задача может использоваться как чат между начальником и подчиненным. Переписка сохранится в системе и сможет использоваться в дальнейшей работе.

 

sozdanie_zadachi

Единственное обязательное поле задачи — название. Остальные поля можно не заполнять или заполнить позже (добавить описание и контрольные точки, указать дату окончания и проект, определить рабочую группу и прикрепить файлы).

 

sozdanie_zadachi_mobilny Создавать новые и отслеживать существующие задачи можно с любого устройства, подключенного к интернету. Если идея для задачи возникла в дороге, создайте ее в мобильном интерфейсе.

 

Чтобы оповестить сотрудников компании о событии, создайте задачу «Для ознакомления». После ознакомления пользователи удаляются из задачи: руководитель сразу видит кто, не приступал к задаче.

 

sozdanie_zadachi_dla_oznakomlenia Используйте МОТИВ как альтернативу электронной почте: создавайте задачи для общения с клиентами. Такой подход позволит планировать работу, быстро вводить в курс дела новых сотрудников и сохранять необходимые данные.

 

Информация — это интеллектуальный опыт компании, который ни в коем случае не должен теряться. Все материалы, добавленные в систему в ходе решения задачи (текст действий, список контрольных точек и прикрепленные файлы) хранятся в системе МОТИВ и могут использоваться для дальнейшей работы.

 

 

2. Как справиться с большим количеством задач. Смарт-папки

 

Чтобы упорядочить рабочее пространство, поместите задачи в папки и подпапки. Если задач много и их сложно распределять их по папкам вручную, создайте папки с фильтрами (смарт-папки). Задачи будут автоматически попадать в них по заданным условиям.

 

dobavlenie_smart_papki Создание папки или смарт папки занимает не больше минуты; при удалении папки задачи перемещаются в общий список.

 

В системе нет ограничений на количество смарт-папок. Задачи, попадающие под условия нескольких папок, добавляются в каждую из них. Например: в одну папку попадают задачи, в которых Иванов — ответственный руководитель, в другую — задачи с тем же условием и новыми действиями, а в третью — задачи, по которым Иванов отправил доклад.

 

Искать задачи можно по значению любого поля — системного или пользовательского.

 

poisk_zadach

 

Примеры работы со смарт-папками

 

Нужно поместить в папку клиентские задачи, над которыми работает менеджер Иванов. Причем нас интересуют задачи по клиентам в определенном городе, например Москве. Создайте смарт-папку с условиями Проект = «Клиенты», Город = «Москва», Ответственный руководитель содержит «Иванов». В эту папку будут автоматически попадать клиентские задачи Иванова по Москве.

 

Необходимо отслеживать договоры, требующие срочного согласования. Создайте папку с условиями Тип документа = «Договор» и Окончание < 10 дней. В папку будут попадать задачи по согласованию договоров с датой окончания меньше 10 дней (список задач динамически обновляется с течением времени).

 

Нужно поместить в папку несколько задач, не имеющих общих атрибутов (задачи разного типа, с разными исполнителями и датами окончания). Отметьте такие задачи маркером, например красным, и создайте смарт-папку с условием Маркер = «Красный маркер».

 

 

3. Как справиться с большим количеством информации. Напоминания и уведомления

Чтобы отслеживать появление новых и обновленных задач, создайте папки с фильтрами Состояние = «Новая задача» или Состояние = «Новые действия».

 

novye_zadachi Не потеряться в потоке информации помогут напоминания и уведомления. Пользователи сами выбирают, как и по каким событиям их получать.

 

napominanie_po_KT Еще один способ организации работы — контрольные точки. Контрольные точки разбивают работу над задачами на несколько этапов. Просроченные контрольные точки отмечаются красным цветом, а выполненные — зелёным.

 

kontrolnye_tochki Автор или ответственный руководитель задачи могут настроить рассылку напоминаний о наступлении контрольной точки – самим себе или всем участникам задачи. Напоминание будет отображаться до тех пор, пока пользователь не ознакомится с ним.

 

 

4. Как выделить нужную информацию и упростить создание однотипных задач

 

Типы задач (наборы дополнительных полей) используются, чтобы настроить систему под нужны конкретной компании. Например, если вы взаимодействуете с большим количеством клиентов, добавьте в задачи поля, содержащие информацию о местоположении, отрасли и количестве сотрудников компании клиента, стадии работы с ним. Если вы работаете с большим количеством документов, добавьте в задачи по рассмотрению/исполнению информацию о статусе согласования.

 

spisok_zadach_status Скрывайте данные, которые Вам неинтересны, и добавляйте дополнительные столбцы в списки задач. Сортируйте и группируйте задачи по системным и пользовательским полям.

 

Примеры использования типов задач

 

Если Ваши сотрудники ведут общение с большим количеством клиентов, примите за правило принцип «1 клиент = 1 задача». Добавьте в клиентские задачи поля «Город», «Род деятельности», «Шанс покупки. Настройте отображение этих полей в списках задач и анализируйте информацию, не открывая их.

 

Чтобы видеть ход выполнения задач в списке, добавьте в них поле «Этап». Настройте смарт-папки по значению этого поля: Приступил, Ознакомлен, Работаю над задачей и Работа завершена. В них будут попадать задачи на определенных этапах выполнения.

 

sozdanie_zadachi_shablon Используйте шаблоны, чтобы ускорить создание похожих задач. Определите в шаблоне название, описание, тип и приоритет задачи, укажите участников и прикрепите файлы.

 

Поля задачи заполнятся автоматически при выборе шаблона.

 

 

Примеры использования шаблонов задач

 

Сотрудник каждый день создает несколько заявок на оплату, в которых отличаются только сумма и вложенные файлы. Создайте шаблон с названием и рабочей группой задачи: пользователю не придется вводить эти данные вручную.

 

Сотрудники разных подразделений создают похожие задачи и добавляют в них своих начальников. Создайте шаблон, в котором заполнены общие для всех пользователей поля (название, описание, тип) и задана операция добавления начальников.

 

 

5. Согласование документов

 

Электронные документы легко создавать и отслеживать. Создавая документ в системе МОТИВ, Вы одновременно создаете единое информационное пространство — рабочая группа будет обсуждать документ в режиме реального времени, все данные о согласовании останутся в Системе.

 

sozdanie_dokumenta При небольшом количестве согласующих достаточно задачи. Создайте задачу с докладом, прикрепите к ней файл с документом и выставите признак С докладом. В таком случае документ будет считаться согласованным только после одобрения автором задачи.

 

Для согласования документа можно использовать смарт-папки. Добавьте поле со статусом согласования в тип задачи и определите состав участников рассмотрения. Участники рассмотрения должны настроить смарт-папки. Документ будет попадать в смарт-папку сразу после согласования предыдущим сотрудником.

 

redaktor_skhem Если согласующих много или заранее не известно, кто будет согласовывать документ, создайте документ и выберите подходящий маршрут рассмотрения. Маршруты рассмотрения документа создаются в редакторе, освоить который может любой сотрудник.

 

 

6.Передача поручений сотрудникам

 

Как передать дела одного сотрудника другому? Просто добавьте его в задачи. Вам не придется вводить пользователя в курс дела, при добавлении в задачу он получит все необходимые данные: описание, срок исполнения, список контрольных точек и информацию из ленты действий.

 

Вы можете передать пользователю любой объект системы — задачу, документ, проект, справочник, шаблон или папку.

 

peredacha_del Система четко разграничивает полномочия руководителей отделов: если у начальника нет дополнительных полномочий на сотрудника другого подразделения, он не сможет давать ему поручения. Выдайте дополнительные полномочия начальнику подразделения — он сможет ставить задачи сотрудникам смежного отдела.

 

naznachenie_prav

Начальник, который уходит в отпуск, может передать полномочия на сотрудников своего отдела коллеге: работники не останутся без контроля, а задачи — без исполнителей.

 

 

7. Интеграция с электронной почтой

 

Как настроить Систему, чтобы в нее автоматически попадали письма партнеров или клиентов? Добавьте их в список внешних пользователей Системы. Вам не придется разбирать входящие сообщения и распределять поручения: по каждому письму от внешнего пользователя в Системе создастся задача или документ по шаблону.

 

vneshnie_polzovateli

Задача (документ) будет содержать всю необходимую информацию: заголовок, текст письма и прикрепленные файлы. Для задачи будет определен список участников, для документа — список рассматривающих пользователей.

 

Количество внешних пользователей не ограничено.

 

 

8. CRM на базе МОТИВ

 

МОТИВ может использоваться и как CRM-система (Customer Relationship Management — управление взаимоотношениями с клиентами). Не нужно осваивать несколько программных продуктов, просто следуйте правилу «1 клиент = 1 задача» при использовании нашей Системы. Укажите данные о клиентах в полях задач и анализируйте работу с ними при помощи смарт-папок.

 

CRM Создавайте задачу для общения менеджера с клиентом. При необходимости добавляйте других сотрудников компании — консультантов, бухгалтеров, юристов. Решайте возникшие вопросы в подзадачах, создавайте по ним документы и выгружайте отчеты.

 

 

Примеры CRM на базе МОТИВ

 

Создайте смарт-папку с фильтром Город = «Москва». Все задачи с московскими клиентами автоматически попадут в эту папку. Добавьте дополнительное условие — имя ответственного руководителя, отслеживайте количество московских клиентов у менеджеров и контролируйте их загруженность.

 

Перемещайте задачи между проектами в зависимости от стадии работы с клиентом. После осуществления первой сделки переместите задачу из проекта «Потенциальные клиенты» в проект «Существующие клиенты», и она автоматически попадет в соответствующую папку.

 

 

9. МОТИВ как bugtracker

 

Долгое время мы использовали сторонние программы для отслеживания и устранения ошибок, возникших в системе МОТИВ. При таком подходе невозможно вести работу в одном интерфейсе: сотрудники отделов тестирования и разработки использовали несколько программных продуктов. После реализации типов задач мы отказались от систем отслеживания ошибок в пользу МОТИВ.

 

 

Пример использования МОТИВ в качестве системы отслеживания ошибок

 

От клиента поступило сообщение об ошибке. Если сообщение пришло по электронной почте, задача в Системе создается автоматически. Если клиент сообщил об ошибке по телефону или Skype, задачу создает сотрудник технической поддержки.

 

В задаче указывается информация о клиенте (поля Клиент, Контакты), программном продукте (Продукт, Версия, Интерфейс), критичности обращения (Приоритет). В поле Статус определяется стадия работы с обращением, например «Очередь», «Принято».

 

Общение с клиентом (запрос информации, согласование технического задания, сообщение сроков реализации) ведется в задаче.

 

Участники задачи отчитываются о ходе ее выполнения, меняя значения соответствующих полей. Например, программист выставляет значение «Принял», «Приступил» или «Закончил» в поле Разработка; тестировщик — значения «Приступил», «Ошибки есть» или «Ошибок нет» в поле Тестирование.

 

По окончании работы задаче присваивается статус «Завершено», и она отправляется в архив.

 

Смарт-папки задач позволяют отслеживать изменения в статусах задач, фильтровать их по стадиям работ, именам ответственных руководителей, версиям продукта и названиям компаний клиентов.