-->


Есть два основных варианта внедрения системы МОТИВ — собственными силами или с помощью наших специалистов. Мы не настаиваем на наших услугах внедрения системы, оно вполне может быть проведено вашими сотрудниками. Это позволит сократить расходы вашей компании на старте проекта. Наша помощь в данном вопросе позволяет лишь сократить срок внедрения.
Для того чтобы вы самостоятельно могли провести внедрение, мы сделали всё возможное:

  • интерфейс нашей системы прост и интуитивно понятен, а для администрирования системы не требуется каких-то дополнительных навыков;
  • мы сделали доступными несколько типовых задач, а также схем прохождения документов и карточек в каждом дистрибутиве — можете попробовать их в действии уже сейчас или изменить их, как вы считаете нужным, а также создать новые;
  • мы бесплатно предоставляем полный набор самых различных руководств — «Руководство администратора системы», «Руководства пользователей» для различных интерфейсов системы и другие руководства (они доступны в разделе «Дополнительно» веб-интерфейса системы), которые помогут сотрудникам вашей компании быстрее освоиться в системе;
  • мы бесплатно предоставляем всем клиентам нашей компании самое ценное руководство — «Руководстве по внедрению», составленное нашими специалистами, которые провели сотни успешных внедрений в компаниях различных размеров и отраслей;
  • мы регулярно дополняем список примеров стандартного и необычного (по опыту клиентов) использования системы в данном разделе.

В руководствах вы найдете подробное описание функционала, который есть в системе. Однако, примеры работы мы выделили только в «Руководстве для начинающих» и «Руководстве по внедрению». Часть примеров из «Руководства для начинающих» мы публикуем в упрощённой форме на нашем сайте. Надеемся, что с помощью них вы сможете лучше понять систему МОТИВ ещё до знакомства с ней:

  1. Задачи — от простых поручений до согласования документов
  2. Как справиться с большим количеством задач. Работа со смарт-папками
  3. Как справиться с большим количеством информации. Напоминания и уведомления
  4. Как упростить процесс создания однотипных задач и выделять нужную информацию
  5. Ускорение согласования документов
  6. Простая передача поручений другим сотрудникам
  7. Внутренняя электронная почта — прошлый век?
  8. CRM на базе МОТИВ
  9. МОТИВ как bugtracker

1. Задачи — от простых поручений до согласования документов

Основной объект в системе МОТИВ — это задача, в которой можно указать описание, определить рабочую группу, указать привязку к проекту, сделать подзадачи, установить контрольные точки и вести полноценную работу, меняя при необходимости рабочие группы и добавляя нужные файлы.

Задача  не обязательно должна быть поручением с чёткими сроками. Отдельные задачи могут служить для обсуждения проблем отдела или компании, какая-то задача может выступать в качестве новостной ленты для отделов или определенных рабочих групп, в рамках отдельных задач может вестись работа с какими-либо документами или общение с партнёрами, сотрудниками дочерних предприятий.

В качестве задачи может быть даже обсуждение поездки на пикник или же выбор подарка на день рождения сотрудника компании. Задача может выступать в качестве чата между подчинённым и начальником — то же самое можно сделать и в ICQ или Skype, но там переписка наверняка потеряется, а в системе МОТИВ всю информацию можно будет легко найти (разумеется, есть механизмы, которые позволяют сделать переписку закрытой).

Другими словами, задача совершенно необязательно должна быть задачей в привычном смысле. Прежде всего, это удобный транспорт для информации и единое информационное пространство для работы сотрудников.

Стандартная и нестандартная работа с задачами:
01
1) единственное поле, обязательное для заполнения — название задачи. Все остальные поля можно не заполнять или заполнить позже — внести описание задачи, проставить контрольные точки, указать точную дату окончания задачи, привязать к проекту или определить рабочую группу.

Основное удобство заключается в том, что любой параметр можно изменить в дальнейшем буквально за несколько кликов мыши. К тому же, доступ к нашей системе может быть осуществлён с любого компьютера или устройства, подключенного к сети — даже с планшета или смартфона. Иными словами, даже если вам пришла мысль создать задачу в дороге — просто создайте задачу через  мобильное устройство, а остальные параметры определите потом. В дальнейшем задача может быть привязана к проекту, условия изменены, в рамках одной задачи могут быть созданы десятки подзадач и изолированных рабочих групп;

2) допустим, вам нужно быстро согласовать какой-то документ. Можно использовать старый проверенный метод — передавать договор из рук в руки вместе с листом согласования. Но такой подход занимает немало времени и часто не позволяет понять, у кого находится документ. С помощью задачи мы создаём единое информационное пространство — и теперь всегда понятно кто не согласовал документ, письма не попадают в спам, документы не теряются, а рабочая группа обсуждает документ в режиме реального времени. А самое главное — бизнес не страдает из-за устаревших методов работы;
02
3) предположим, что все сотрудники компании или какого-то отдела должны быть оповещены о каком-то событии. Можно разослать десятки писем или повесить объявление на входе в офис. Но можно поступить ещё проще — просто создать задачу «На ознакомление» (соответствующий признак), где в качестве исполнителей будут все нужные пользователи системы. После нажатия на кнопку «Ознакомлен», пользователи будут автоматически удаляться из задачи, а руководители будут видеть, кто ознакомился с задачей, а кто ещё нет.

4) вместо того, чтобы сохранять всю переписку с клиентом в почте, можно создавать отдельную задачу для каждого конкретного клиента и фиксировать общение и переписку с ним в этой задаче. Таким образом, не только руководитель отдела будет знать, о чём ведётся общение и когда будет следующее (для этого помогут контрольные точки), но и в случае болезни сотрудника или перехода в другой отдел или на другое место работы, новый назначенный сотрудник быстро разберётся о чём шла речь до него.
03
Последний пример действует для задач любого рода. Фактически, вся зафиксированная сотрудниками по задаче информация — это накопленный интеллектуальный опыт компании, который ни в коем случае не должен теряться. Сохраните его в системе МОТИВ.

2. Как справиться с большим количеством задач. Работа со смарт-папками

С подходом, описанным в предыдущем пункте, рано или поздно возникнет другой вопрос — как можно справиться с большим количеством задач в системе? Как найти нужную и как отсортировать ряд задач по определённому признаку? Как вообще можно уследить за десятками и сотнями задач?

Найти конкретную задачу очень просто — можно искать по названию, по номеру задачи, по участникам задачи — по любому параметру, который выведен вами в дополнительные поля. Можно использовать папки и раскладывать задачи по папкам или даже подпапкам. А можно пойти ещё дальше и начать использовать смарт-папки.

Про них расскажем подробнее. Смарт-папки — уникальный инструмент для управления большим количеством задач. Если задать определённые условия, то в папку будут автоматически попадать задачи, подпадающие под эти условия. К примеру, Вы хотите группировать все важные задачи в отдельную папку. Каждый раз перетягивать выделенные задачи вручную? Можно, но если таковых у вас немного. А если их десятки или даже сотни?

Именно поэтому намного проще задать определённые условия для смарт-папки. Таких папок может быть огромное количество. При этом, одни и те же задачи, разумеется, могут одновременно находиться в разных смарт-папках. Например, у руководителя в отдельную папку складываются задачи по одному менеджеру (который является ответственным исполнителем по ряду задач), а в другую — подпадающие под это же условие, но с дополнительным условием — «Новые действия» (сработает в том случае, когда по задаче сделаны новые действия, а вы еще не ознакомились с ними) или «Доклад отправлен» (когда задача завершена, но ещё не отправлена в архив).
Примеры работы с папками и смарт-папками:
1) чтобы создать папку или смарт-папку, достаточно сделать всего лишь несколько действий.
04
Удаление папки также не составит труда — необязательно принудительно заново переносить задачи — они автоматически будут перенесены из папки в общий список. А если вы решите перенести в папку не одну задачу, а десять, двадцать или даже больше: нет ничего проще — просто выделите нужные задачи, удерживая кнопку Shift и перетащите выделенные задачи в папку. Действуют и другие привычные команды — например, можно выделить все задачи в папке сочетанием Ctrl+A;

2) к примеру, все важные задачи должны попадать в отдельную папку. При этом, нас интересует в первую очередь определённый город — например, Москва. Администратор системы в типе задач «Клиентская задача» (ваше название может отличаться) выделяет поле «Город», которое в дальнейшем заполняет для каждой задачи менеджер. Затем указываем соответствующие условия в смарт-папках: 1) выделять все задачи по проекту «Клиенты»; 2) выделять все задачи, где «Город» = «Москва»; 3) выделять задачи, в которых участвует менеджер Иванов. Таким образом, в отдельную папку всегда будут попадать важные клиентские задачи Иванова по Москве;

3) допустим, вы хотите быстро выделять все важные задачи. Обратите внимание на возможность отмечать задачи маркерами. Сначала создаём отдельную смарт-папку с условием попадания в неё задач определённого маркера. Затем в общем списке задач отмечаем этим маркером за несколько кликов мыши все задачи, которые считаем важными — и все они попадают в нужную смарт-папку и находятся там до тех пор, пока маркер не будет принудительно снят.

Примеров работы со смарт-папками может быть множество — в отдельную папку могут попадать только задачи, в которых документы согласовал определённый пользователь, в отдельную папку могут попадать только задачи, в которых контролёром указано высшее руководство, в отдельную папку могут попадать только задачи, которые не были завершены в срок — и многое другое.

3. Как справиться с большим количеством информации. Напоминания и уведомления

05
Одной из главных особенностей системы МОТИВ является возможность управления отделом или целой компанией в режиме реального времени. Совершенно необязательно заставлять сотрудников составлять отчёты о проделанной работе или собирать по этому поводу вынужденные планёрки — если каждое поручение и каждый проект существует в виде задачи, вся работа компании видна как на ладони (разумеется, в зависимости от прав и полномочий в системе — мы заботимся и об информационной безопасности).

Но в таком случае очень быстро задач становится слишком много, и справиться со всей поступающей информацией бывает довольно сложно. Однако, благодаря механизмам напоминаний, каждый пользователь системы может самостоятельно решить по каким именно задачам или событиям в системе он хочет получать уведомления.

Примеры:
06
1) один из очень удобных механизмов для решения этих задач — контрольные точки. Контрольную точку по задаче может определить автор или ответственный руководитель по задаче — с конкретными сроками и пояснениями. При этом напоминание по контрольной точке может прийти только ему, а может всем участникам задачи. Напоминание не пропадёт до тех пор, пока участник задачи не ознакомится с ним. Также в напоминании будет возможность попасть в задачу по ссылке. Просроченные контрольные точки отмечаются красным цветом, а выполненные — зелёным.
07
2) один из наших клиентов попросил, чтобы по каждому событию в системе МОТИВ перед сотрудниками появлялись отдельные всплывающие окна. Мы поняли, что такой метод будет только мешать сотрудникам сосредоточиться на задачах, поэтому предложение было отклонено. Но мы нашли интересный выход из данной ситуации — добавили в смарт-папки возможность сортировки новых задач и тех задач, где появились непрочитанные действия («Состояние» = «Новая задача» или «Новые действия»). Таким образом, все новые задачи будут попадать сотрудникам в нужные папки, и каждый сотрудник будет знать сколько у него новых задач, на которые нужно отреагировать.

4. Как упростить процесс создания однотипных задач и выделять нужную информацию

Можно вынести  ряд нужных значений в отдельный тип задачи и дальше проводить анализ уже с учетом типа задач.
08
Если вы работаете с большим количеством клиентов, можно выводить отрасль, в рамках которой работают ваши клиенты, географическое местоположение, количество сотрудников в компании. Если вы работаете с большим количеством документов, можно выводить в виде отдельных полей этапы согласования. Если вы хотите видеть ход решения задачи, не заходя в задачу — можно выводить в виде дополнительных полей типа задач ход решения задачи, заранее определив типовые значения («Согласование документа», «Согласование встречи с клиентом», «Подготовка документов» и так далее).

Кроме того, используя шаблоны задач, вы существенно упростите процесс создания однотипных задач — когда рабочие группы уже будут определены, задача автоматически прикреплена к проекту, а вместе с этим за шаблоном закреплён отдельный тип — создать задачу можно на порядок быстрее.

Пример использования типов и шаблонов задач:

1) допустим, если у вас много клиентов, с которыми общаются ваши сотрудники. Прежде всего, стоит принять за правило — 1 клиент = 1 задача. Возможно, не помешают поля «Город» и «Род деятельности», «Шанс покупки» или какие-то другие, которые необходимы именно вам. В каждом интерфейсе системы (кроме интерфейса для КПК) вы можете выбрать нужные дополнительные колонки или убрать ненужные вам, кликнув правой кнопкой мыши на верхней части любого столбца. В дальнейшем сортировать и анализировать можно именно по этим колонкам;

2) допустим, вы хотите видеть ход работы по задаче, не заходя в задачу. В этом случае проще всего разбить задачу на этапы и вывести это поле в общий список задач. К примеру, этап 1 — 1/4 Приступил, этап 2 — 2/4 Ознакомлен, этап 3 — Работаю над задачей, этап 4/4 Работа завершена. Можно настроить смарт-папки таким образом, чтобы в каждую из них попадали задачи при условии выполнения какого-то этапа. Разумеется, при этом этапов может быть произвольное количество, равно как и пользователей в задаче;
010
3) предположим, что часть пользователей должна создавать однотипные задачи каждый день — с одинаковыми рабочими группами, привязкой к какому-то проекту и схожим описанием. Администратору системы достаточно создать отдельный «Шаблон задачи» и дать на него права необходимым людям. После этого процесс создания однотипных задач будет упрощён в разы.

5. Ускорение согласования документов

Вам надоели сорванные сроки согласования документов? Нет понимания, у кого находится документ и когда он будет согласован? Надоело тратить время на пояснение как нужно писать служебные записки и подготавливать проекты? Откажитесь от бумажных документов внутри компании.

Когда согласовать определённый документ должны 1-2 человека, можно просто создать задачу — единое информационное пространство для сотрудников компании. Контролировать в этом случае исполнение документа может выделенный человек, который будет автором задачи — выставленная им галочка «С докладом» не позволит отправить задачу (следовательно — и документ) в архив.
011
А если согласующих очень много и зачастую заранее неизвестно кто именно будет согласовывать документ — можно создать любое количество произвольных схем прохождения документа. При этом, все настройки нужно проводить в простом и понятном редакторе, освоить который может любой сотрудник без каких-либо навыков программирования. Контролировать прохождение каждого конкретного типа документов в этом случае может выделенный человек. Этот способ наиболее удобен для крупных компаний и сложных схем прохождения.

Третий и самый интересный вариант — смарт-папки. Вы определяете, что в схеме прохождения документов несколько человек, настраиваете типы задач, каждый из согласующих настраивает смарт-папки определённым образом и документ попадает из основного списка задач в папку для согласования каждого последующего пользователя только в тот момент, когда предыдущий участник его согласовал.

6. Простая передача поручений другим сотрудникам

012
Чтобы передать задачу другому сотруднику — не нужно заново отрисовывать перед ним все цели или заставлять предыдущего исполнителя задачи несколько часов передавать ему дела. Достаточно добавить нового исполнителя в задачу и вся необходимая информация перед ним — описание задачи, сроки окончания, контрольные точки, проведённая работа и вся остальная необходимая информация для продолжения эффективной работы.

Если вы понимаете, что в ближайшее время задача не пригодится — можно отправить её в архив. Благодаря системе поиска, задача всегда может быть найдена и восстановлена в любой момент. Исключение составляют секретные задачи — их видят только участники и только до того момента, когда задача будет закрыта.
013
Также мы решаем ещё одну распространённую проблему — когда начальники из смежных отделов ставят задачи людям, которые не являются их прямыми подчинёнными. При желании можно очень чётко разделить права между руководителями отдела. К примеру, если у одного начальника нет полномочий на сотрудника из другого отдела — он не сможет ставить ему задачи. Но может быть полезна и обратная ситуация — начальник отдела уходит в отпуск и с помощью нескольких кликов мыши передаёт полные права на своих подчинённых. Теперь в отпуск можно идти спокойно — сотрудники не останутся без контроля, а задачи — без исполнителей.

7. Внутренняя электронная почта — прошлый век?

014
Очень часто нам ставят такую задачу: «Как сделать так, чтобы письма от партнёров попадали сразу в систему?». Не так уж это и сложно, но ответ остаётся неизменным: «Единственный вариант, который будет работать на 100% — откажитесь от внутренней переписки, которая только усложняет общение. Нужно всего лишь создать партнёрам учётные записи в рамках своей инсталляции». А дальше — дело техники. Можно выделить отдельные типы задач, распределить роли и взаимодействовать в рамках системы МОТИВ.

Кого-то могут шокировать столь непривычные методы работы — как можно отказаться от такой привычной электронной почты? Как можно забыть про Outlook Express? К тому же, придётся выделить дополнительные деньги на лицензии.

Зато в этом случае Вы получаете гораздо больше, чем тратите:

  • информация всегда попадёт к нужным лицам из первых рук, а письма не попадают в спам;
  • информация поступает к нужным сотрудникам максимально быстро и всегда зафиксирована в рамках задач;
  • сотрудники случайно не удалят письмо и не забудут переслать письма от партнёра;
  • для работы над документом или поручением всегда будет единое информационное пространство, в рамках которого и задача будет решаться быстрее и интеллектуальный опыт компании останется в системе, а не в почтовых ящиках.

8. CRM на базе МОТИВ

Изначально у нас не было цели сделать в нашей системе функционал CRM. Мало того, мы пытались внедрить CRM сторонних разработчиков – всё же на сегодняшний день это объективная необходимость и обойтись без системы управления взаимодействием с клиентами, продавая какой–либо продукт или услуги (или и то, и другое), слишком сложно. Или даже невозможно. Но заставить использовать менеджеров сразу 2 системы – систему оперативного управления компанией и CRM, было ещё сложнее. Да и нужно ли?

Изначально (то есть – ещё в 2004 году) мы пошли по верному пути, которому следуем до сих пор: 1 клиент = 1 задача. То есть, основные действия по работе с клиентом отмечаются в клиентской задаче. Если надо – добавляется вышестоящее руководство, юристы, бухгалтера, техническая поддержка или другие сотрудники компании.

Название задачи — это название компании. Численность персонала, отрасль, город, страна — всю необходимую для вас информацию можно указать в дополнительных полях определённого типа задач.

Примеры:

1) смарт-папка с условием «Город» = «Москва» — и вот за несколько секунд система сортирует всех московских клиентов в одну папку. Причём, все новые московские клиенты будут попадать в эту папку автоматически.

2) до тех пор, пока задача по клиенту не переходит в разряд существующих, она может находиться в проекте «Потенциальные клиенты». Как только первая сделка осуществлена — ответственный менеджер переводит задачу в проект «Существующие клиенты» и задача автоматически попадает в соответствующую папку.

3) руководителю отдела можно пойти ещё дальше. К примеру, выделить не только условие «Город» и понять сколько клиентов в Москве, а сколько в Красноярске, но и отсортировать задачи в смарт-папках по ответственным исполнителям, которые являются персональными менеджерами клиента. Несколько кликов мыши — и теперь вы всегда понимаете, что у кого-то из ваших менеджеров 10 московских клиентов, а у другого 55. Не пора ли что-то изменить?

А ещё можно не останавливаться на достигнутом – например, сделать подзадачи для общения технических специалистов с клиентом или специалистов другого рода (а можно просто добавлять их в задачи по инцидентному принципу, и проводить отчётные действия), инициировать документы и многое другое.

9. МОТИВ как bugtracker

Как разработчики программного обеспечения, мы должны отслеживать состояние зарегистрированных ошибок – как внутренних (то есть – обнаруженных отделом тестирования), так и внешних (то есть – поступивших от клиентов и партнёров). Долгое время мы использовали сторонние программные продукты, которые нас вполне устраивали – такого рода ПО масса: как платного, так и бесплатного. Это системы отслеживания ошибок, разработанные с целью помочь разработчикам программного обеспечения (и участвующих в этом процессе) учитывать и контролировать ошибки, найденные в программах, а также следить за процессом устранения этих ошибок. Самые известные представители: Mantis, Bugzilla, Atlassian JIRA etc.

Но были сложности при внедрении системы: в частности, нам приходилось использовать несколько систем для работы – как МОТИВ, так и системы отслеживания ошибок – в результате для отдела разработки ПО и прочих отделов, задействованных в процессах разработки, «перевешивала» какая–то одна система, так как не было возможности работать в едином интерфейсе над всеми задачами.

Также постоянно приходилось искать что–то новое: в одной системе отслеживания ошибок не было необходимых функций, другие были слишком сложны для понимания, третьи было непросто интегрировать (а это ещё одна серьёзная задача!) с самой системой МОТИВ etc. После появления функционала типов задач мы полностью отказались от сторонних систем отслеживания ошибок. Для разработчика ПО звучит нереально, однако это правда – теперь мы используем для этих целей исключительно МОТИВ, ведь теперь у нас есть весь инструментарий для решения этих вопросов.

Чтобы было понятно, рассмотрим для начала на примере внешнего обращения. В этом процессе задействовано несколько отделов и как минимум несколько человек. Итак, от клиента поступило обращение: сотрудник ОТП создаёт задачу с типом «Ошибка у клиента». Данный тип уже содержит такие поля как «Версия системы» (указывается номер версии, которую использует клиент), «Критичность» (в зависимости от степени критичности устанавливается срок исправления ошибки), «Патч», «Контакт» (телефон либо электронная почта клиента), «Клиент» (наименование компании).

Полей много (может быть также отдельное поле для указания ОС, почтового адреса и так далее), но наибольший вопрос вызывает поле «Статус», меняющееся исполнителями в процессе завершения ключевых частей задачи поле. Например, если в задаче в поле «Статус» установлено значение «Тестировщик назначен» – это означает, что в данный момент над обращением работает отдел тестирования, в котором должны воспроизвести ошибку и охарактеризовать ее при возможности. После того как отдел тестирования подтвердил ошибку, в поле «Статус» программист меняет значение на «Разработчик назначен» – это означает, что отдел программирования приступил к процессу устранения ошибки у клиента. А если статус изменён на «Рекомендации выданы» — значит, сотрудник ОТП выдал клиенту нужную информацию и ждёт ответа. И так далее – полный список статусов может быть свой у каждой конкретной компании.

Большую часть этих значений (а также многих других – например, привязку к проекту и сроки завершения) можно зафиксировать в шаблоне. Например, руководитель отдела тестирования, подтверждающий наличие ошибки, должен добавляться в эту задачу автоматически – равно как и контролёры задачи. Фактически, создающий задачу (он же – регистрирующий обращение) будет выбирать шаблон, в котором будут указаны определённые параметры и к которому будет привязан тип задачи.

Во время работы, для большего удобства, можно расположить задачи по папкам – например, «Внутренние ошибки v2.0», «Ошибки тестирования версии v2.0» или «Усовершенствования основного функционала v2.0».