Считаете, что традиционные методы управления рабочими процессами малоэффективны? Согласны!
Планерки, совещания и брифинги поглощают огромное количество времени. Решения принимаются «на лету», большую часть информации сотрудники не усваивают.
Электронная почта — прекрасное средство для личного общения, но не совместной работы. Рассылка письма нескольким сотрудникам не создаст единое информационное пространство. Цепочки писем сложно отслеживать, а вложенные файлы — искать.
Планировщики помогают управлять временем только одного сотрудника; не позволяют наладить взаимодействие группы исполнителей и контролировать их работу.
Веб-системы управления задачами хороши на старте проекта, когда защита конфиденциальной информации не слишком важна. Неизвестно, кому доступны ваши данные, и как их использует поставщик услуги.
Почему эффективна совместная работа в системе «МОТИВ»
Для участия в подготовке, рассмотрении или исполнении документа достаточно браузера и доступа к интернету. Работать с документом могут сотрудники из разных офисов, городов и стран. Система уведомляет пользователей о появлении, согласовании и доработке документов.
«МОТИВ» сводит к минимуму планерки. В задачах сотрудники отчитываются о проделанной работе, отвечают на вопросы, делятся идеями и обмениваются файлами. Описание, план работ, файлы и обсуждения хранятся в системе и доступны всем участникам задачи.
Если совещания все же необходимы, планируйте их. Создавайте общие календари и добавляйте в них предстоящие события (совещания, семинары, встречи с клиентами). Система отправит сотрудникам напоминания о приближении и наступлении событий по почте и SMS.
Пользователи системы обмениваются файлами во время работы над задачами и документами. Чтобы важные файлы не терялись, поместите их в библиотеку. Выдайте доступ к файлам и назначьте права на их редактирование. Для редактирования файлов не обязательно загружать их на жесткий диск. Пользователи открывают файл и вносят в него изменения, а система загружает и сохраняет новую версию.
Делегирование полномочий
«МОТИВ» автоматически направляет задачи заместителям и секретарям по заранее заданным условиям (например договоры с суммой меньше 100 000 или заявки клиента ООО «Промвест»). Пользователи самостоятельно распределяют нагрузку и освобождают время для решения задач, в которых их сложно или невозможно заменить.
Администрирование происходит быстрее, если ответственные сотрудники непосредственно связанны с ресурсами и знают, кто должен иметь к ним доступ. Распределение обязанностей позволит сократить время, необходимое на администрирование. Например, назначьте одного пользователя администратором системы безопасности, другого — администратором библиотеки, третьему дайте право создания задач, четвертому — документов. Сотрудники получат доступ только к тем пунктам меню, которые необходимы для работы. Администратору библиотеки не нужно задумываться о безопасности системы, администратору документооборота — о параметрах задач.