Мы пообщались с Дмитрием Поповым, системным администратором компании «Р-Логистик».

— Как вы пришли к вопросу автоматизации процессов контроля исполнения задач и документооборота. Какие были предпосылки?

— Наверное, рост компании, когда бумажного документооборота стало много, пришли к этому вопросу.

— Какие неожиданные эффекты получили или продолжаете получать от внедрения?

— Я так не назову каких-то неожиданных эффектов. На начальном этапе  это облегчило жизнь нашей компании. Потом система «Мотив» превратилась не только в систему документооборота, а в ключевую систему работы компании. Да, попытались запихнуть всё, что можно.

— Помимо документооборота, что ещё из самого важного на данный момент используется?

— Помимо документооборота ввели систему отслеживания заказов. То есть мы через систему отслеживаем заказы.

— Сотрудники сильно сопротивлялись внедрению?

— Нет, административный эффект очень сильный.

— А новые пользователи, которые добавляются в систему, они быстро вливаются в работу?

— Обычно быстро вливаются. Это зависит от подготовки человека, который сталкивается с системой документооборота. Люди, которые не сталкивались никогда, очень долго привыкают. 

Тут можно разделить на две категории: есть исполнители, скажем так, и руководители — руководители очень долго привыкают к системе, и приходится объяснять многие вещи. То, что касается исполнителей, у них проблем не возникает.

— Я так понимаю важен опыт не только на прошлых работах, а ещё и жизненный. Определенный возрастной класс людей, наверное, быстрее привыкает, а другой медленнее?

— Тут скорее не от возраста зависит, а от того, что людям приходится выполнять больше функций. Исполнителю — что, пришла задача, надо её исполнить, затем написать в действие, всё.  Руководителю приходится работать с резолюциями, с чем я, например, не сталкивался в других системах. 

Большое количество задач, потому что обычно компании «замыкаются» на высшем руководстве, все задачи и согласования. Вот поэтому и получается так, что у них просто куча документов и куча задач, которые надо согласовать.

— Своими руками что-то настраивали? В целом, какую оценку дадите функциям администрирования системы?

— Система администрирования в «Мотиве» очень развита. Те задачи, которые нам предстояло сделать, мы практически все реализовали. То есть тут никаких проблем нет, есть пожелания некоторые.

— До и после «Мотива» — какие преимущества почувствовали на себе?

— Мои личностные — я технический специалист, то есть человек, который в «Мотиве» создаёт типы документов, маршрутные схемы и так далее. С моей точки зрения, «Мотив» во многих аспектах работы компании очень сильно помогает, потому что какие-то бизнес-процессы связаны с ним и проходят через него, и всё это работает.

— Какие процессы сейчас активнее всего используются в системе? 

— У нас очень много процессов, которые идут через административные процессы. Больничные, отпуска, документооборот, который касается непосредственно работы компании. Заказы тоже через «Мотив» идут — согласование контрактов, практически все документы. «Мотив» регламентировано считается системой внутреннего пользования.

В «Мотиве» руководитель что-то утвердил, значит, это призыв к действию.

— Получается, вы оцифровали все внутренние документы и переложили их в систему, правильно?

— В том числе платежи по разным нашим потребностям. Если у кого-то возникают счета на оплату и так далее, всё это согласуется только в «Мотиве».

— Что касается документооборота — это понятно, а вот если взять в целом коммуникацию между сотрудниками, система улучшила этот аспект?

— С одной стороны, в «Мотиве» эти все средства есть. Лента действий по задачам — очень удобная штука, когда коммуникация по всем задачам идёт в ней. Но тут мы сталкиваемся с таким моментом, когда количество задач велико, трудно отслеживать новые действия по задачам. Я понимаю, что в «Мотиве» это сделано оптимально. Я с системой работаю с восемнадцатого года и понимаю, что по-другому сделать нельзя. 

В системе есть сортировки, задачи и так далее — нужно просто работать с ними постоянно, тогда всё будет хорошо.

— То есть понимание «что так нужно» — это вопрос адаптации со стороны пользователей, правильно?

— Да, потому что бывают такие моменты, когда пользователи получают работу, не открыв интерфейс «Мотива», а через сообщения от системы. Это немножко неправильно, я считаю.

— Понял, спасибо. Была ли система интегрирована с другими системами и сервисами вашей компании, либо сторонними продуктами?

— Нет, не была.

— Как оцените уровень поддержки с нашей стороны, как со стороны разработчика?

— Тут по-разному можно оценить. Потому что я работаю с системой долго, и были года, когда работала идеально; года, когда работает не всё идеально.

— Думали ли о переходе на другое программное обеспечение? Если «да», то почему?

— Во-первых, мы подходим прямо к вопросам, что в системе не устраивает, потому что если такой вопрос возникает, значит, что-то не так. Были попытки просмотра других систем, но уткнулись в то, что другие системы не дают такой отчетности.

— То есть прозрачности?

— Не то что прозрачности деятельности. У нас руководство любит получать отчеты по задачам — кто, что, когда делал.

— Выгрузки данных получается?

— Да. Допустим, какая-то задача висит, можно посмотреть, заходил ли в неё человек или не заходил. Сколько времени он не заходил, задача имеет срок выполнения, соответственно, можно проследить, как человек работал.

— И последний вопрос, кому бы рекомендовали наш продукт?

— Рекомендовал бы любую сферу. Я думаю, систему документооборота, если компания насчитывает больше 40 человек, уже можно внедрять в любой сфере. От отрасли не зависит: простейший документооборот, в том числе административный, проще делать с системой, чем без неё.

 

Читайте также другие интервью в нашем блоге:

1. Пообщались с начальником отдела информационных технологий Болговым Сергеем Евгеньевичем из ООО «Центр экологической безопасности». Интервью особенно интересно будет представителям отрасли ЖКХ и тем, кто задумывается об архивном хранении документов — по ссылке.
2. Мы пообщались с представителем компании ФСКМ — заместителем генерального директора Демидовым Игорем Евгеньевичем. Обсудили вопросы внедрения системы, интеграций и полученные результаты — по ссылке.
3. Как софт проникает в ДНК (компании)? Своим успешным опытом автоматизации поделился управляющий аптечной сети «Здоровье» — Мерзликин Сергей Владимирович — по ссылке.