Как удобно организовать рабочий процесс через смарт-папки?
В большом потоке задач очень важно держать всё под контролем и не пропускать важные изменения. Для этого в системе «Мотив» созданы смарт-папки или, по-другому, фильтры для папок — способ сортировать и держать под контролем задачи.
Задачи, удовлетворяющие условиям фильтра, будут помещаться в папку автоматически. Задача, удовлетворяющая условиям фильтров нескольких папок, будет отображаться в каждой из них. Так вы сможете создать собственную систему и всегда видеть как движутся задачи и какие требуют ваших действий.
Фильтры можно добавить сразу на этапе создания папки или редактировать уже после создания через функцию «Редактировать папку» — откроется такое же окно создания фильтров.
Можно добавить одно условие для фильтрации, можно добавить сразу несколько, они будут применяться одновременно.
Этапы создания фильтров:
- Выбрать условие И или ИЛИ, в зависимости от этого условия будут применяться фильтры — для оператора И требуется выполнение всех условий, для оператора ИЛИ требуется выполнение хотя бы одного условия;
- Выбрать поле по которому будет проходить фильтрация, например, одни из очень популярных — это «Исполнитель» или «Название задачи». Здесь очень широкий выбор полей, можно гибко настроить почти под любые запросы;
- Поле «Операция» — здесь настраивается отношение полей и значений, например, равно/содержит/начинается. «Равно» требует строгого соответствия значений, «Содержит» же в свою очередь — нестрогое соответствие;
- Поле «Значение» можно указать вручную, выбрать в раскрывающемся списке или календаре.
Что ещё можно делать с настройками папок?
Их можно копировать и вставлять, а также можно скачать и передать коллеге или коллегам, так что у целого отдела будут одинаковые настройки для отслеживания задач. Это очень удобный и гибкий инструмент для настройки совместной работы над задачами.
Настройка колонок внутри папок
Внутри каждой папки можно настраивать колонки, как по содержанию, так и по настройкам колонок, которые будут скрыты/показаны.
По правому нажатию на любую колонку можно выбрать пункт Настройки, внутри которого подобрать те пункты, которые вам нужно отображать в конкретной папке. Настройки папки не влияют на соседние и вложенные, но могут быть скопированы.
Таким образом можно настроить каждую папку индивидуально, выбрав самые необходимые поля именно под эти задачи.
Вложенность. Иерархичность
Для организации работы с помощью папок существует иерархичность, то есть папка может содержать в себе подпапки. Самый простой пример использования — во вложенной папке можно уточнять условия/фильтры родительской папки, таким образом получая возможность выстроить рабочий процесс. Например, так можно собрать полноценный рабочий Service Desk и работать с обращениями с помощью смарт-папок. Выстраивается такая работа через настроенную систему фильтров и вложенных папок.
Подводя итоги можно сказать, что смарт-папки — это удобный способ организовать ваше рабочее пространство. Определите свои основные цели и подберите подходящие фильтры и иерархическую структуру, и вы сэкономите время, силы и ни одна задача не пройдёт мимо вас!
