Автоматизация электронного документооборота (СЭД)

Электронный документооборот или СЭД, автоматизация делопроизводства, эти словосочетания все чаще звучат вокруг нас. Каждой организации необходимо качественное средство передачи управляющих документов.

Автоматизация делопроизводства на основе системы МОТИВ обеспечит эффективное управление электронным документооборотом и станет для Вас не просто органайзером для секретарей, а ежедневным рабочим инструментом, повышающим эффективность и скорость принятия решения. Это даст Вам серьезное преимущество перед конкурентами.

Под электронным документооборотом, автоматизацией делопроизводства, понимается движение различного рода документов от составителей до исполнителей, которое позволяет своевременно довести всю необходимую информацию до заинтересованных лиц. Зачастую, чем больше организация, тем больше документации и договоров проходит на рассмотрение, и тем труднее организовать рабочую группу в одном и том же проекте, усложняя работу всего предприятия в целом. Система делопроизводства и электронного документооборота МОТИВ предназначена для создания гибких, настраиваемых и эффективных решений:

• Автоматизация делопроизводства и контроль рассмотрения документов;
• Контроль исполнения документов и поручений;
• Автоматизация документооборота – организация управления деловыми и бизнес-процессами;
• Электронный архив документов;

Для этого был заметно увеличен функционал и упрощен интерфейс взаимодействия с пользователем, сделав его простым и понятным любому сотруднику. МОТИВ предоставляет необходимый инструмент для управления электронным документооборотом на предприятии, который необходим сотрудникам.

На ознакомление с системой МОТИВ у пользователей обычно уходит от 1 до 2 дней. Этого достаточно, чтобы начать эффективную работу. Также, наши специалисты регулярно проводят семинары, на которых проводят обучение пользователей работе с электронным документооборотом и делопроизводством.

Необходимость автоматизации документооборота на предприятии

Для достижения оптимального результата в работе важной составляющей также является и простота обслуживания системы. Администраторам корпоративной системы делопроизводства мы предлагаем достаточно простые и интуитивно понятные интерфейсы настройки существующих потоков документов. Здесь также представлены средства, позволяющие контролировать исполнение задач на различных этапах жизни документа — начиная от подготовки и согласования и заканчивая исполнением и последующей его архивацией.

Простота настройки заключается в том, что создание карточек документов и маршрутов согласования не требует каких-то специфических знаний и умений, например, знания языков программирования или каких-либо универсальных умений при работе на компьютере. Разрабатывая систему управления электронным документооборотом, мы стремились сделать простыми и понятными все инструменты, предназначенные как для пользовательской работы, так и для административной.

В нашей программе также используется поддержка электронной цифровой подписи (ЭЦП) Значение этой технологии сложно переоценить. Наличие электронной подписи (ЭП), в ряде организаций, уже является обязательным требованием, без которой электронный документооборот просто невозможен. Так как создать корректную электронную подпись можно, только зная закрытый ключ, который известен только владельцу, вы всегда сможете доказать свое авторство подписи и электронного документа. С помощью данного инструмента Вы сможете повысить доверие ко всем электронным документам Вашей фирмы.

Пример 1: Предположим, что вам нужно как можно скорее согласовать какой-либо документ. Можно применять давно известный проверенный метод — разослать его копии с помощью электронной почты или передавать его с листом согласования. Но на практике это может занять довольно значительный промежуток времени. И никто не сможет гарантировать, что отправленный Вами документ не попадет в спам или не потеряется среди других документов. А с помощью системы МОТИВ, реализующей автоматизацию документооборота, создаётся единое информационное пространство — при этом письма не попадают под спам-фильтр, не теряются, а рабочая группа приобретает возможность обсуждать любой документ в онлайн-режиме, т.е. в режиме реального времени. А самое главное — бизнес не подвергается риску из-за старых и неэффективных методов работы.

Пример 2: Если сотрудников, которые должны согласовать конкретный документ, слишком много или на данном этапе вообще неизвестно, кто будет заниматься согласованием, то можно создать любое необходимое число произвольных схем прохождения документа. Необходимые при этом настройки делаются в редакторах, разобраться в которых достаточно легко. Управление прохождением определенного типа электронного документа в этом случае может выполнять один человек. Этот вариант особенно подходит для крупных компаний или любых других, имеющих сложные схемы движения документации.