Автоматизация делопроизводства

Каждый современный руководитель предпочитает свои методы для автоматизации и управления текущими результатами деятельности. Насколько они эффективны?

Планерки, совещания или брифинги?

Поглощают огромное количество времени. Зачастую важные решения принимаются «на лету». Большую часть информации сотрудники не усваивают. В результате теряется самое ценное — время. Мы ценим время наших клиентов. Система автоматизации делопроизводства Мотив сводит к минимуму необходимость в периодических собраниях коллектива Вашей фирмы. Перейдите к автоматизированному управлению делопроизводством и электронным документооборотом, основанному на сроках и событиях. Вы убедитесь, что работа компании стала заметно продуктивнее, спокойнее, а ответы работников в цифровой форме более обдуманы, аргументированы и компактны.

Электронная почта?

Этой технологии уже более 30 лет. Для сотрудников в рамках одной компании она мертва. Разработанная как инструмент личного общения, электронная почта все 30 лет обрастала сложными элементами, которые должны были бы сделать ее средством коллективного общения. Но так ничего и не получилось. А при использовании программы автоматизации делопроизводства МОТИВ письма от клиентов приходят сразу к адресатам в фирме. При этом информация всегда попадает к нужным сотрудникам, не попадая под спам-фильтр.

Системы управления проектами?

Существует масса замечательных средств планирования задач — они многим известны. Но сколько человек в Вашей компании владеют и пользуются ежедневно этими продуктами? При этом наверняка они ведущие специалисты своих отделов. Тогда зачем тратить их драгоценное время на работу, которая полезна только единицам? «Мотив» имеет интуитивно понятный интерфейс, множество бесплатных руководств, позволяющих разобраться в функционале в короткий срок.

Модные веб-системы управления задачами?

Удобное средство для старт-апов, когда важна экономия бюджета и никто не обращает внимания на конфиденциальность. Но что будет завтра, когда Ваш бизнес вырастет? Вы действительно уверены в том, что о целях бизнеса известно только посвященным? Кто управляет защитой информации? Влияете ли Вы на поставщика подобных услуг? Автоматизация делопроизводства позволяет организовать управление фирмой таким образом, что нужные документы будут видеть только выбранные Вами пользователи.

Пример 1: Брэйн-штормы иногда очень полезны, но зачастую из-за принятых в кратчайшие сроки решений, дальнейшая работа может оказаться неэффективной. Кроме того, далеко не все задачи, поставленные на планёрке, могут быть реализованы — записанные в личных КПК, текстовых файлах и планировщиках работников, наверняка не все будут реализованы в дальнейшем. Конечно, руководитель когда-нибудь вспомнит об этих задачах, но не будет ли слишком поздно?

Да и собрать планёрку со всеми нужными людьми при нынешней скорости ведения бизнеса — зачастую не очень просто. Кто-то в командировке, кто-то постоянно на выездах — договаривается о партнёрстве, кто-то находится на объекте. Даже если все нужные люди заняты в конкретный момент времени — поручения с чётко определёнными сроками, контрольными точками и ролями — гарантированно попадут к ним.

Пример 2: Иногда механизмом для согласования документов и постановки задач служит электронная почта. Но так ли она эффективна на самом деле? Единое информационное пространство, где видны все действия участников — отсутствует. Участникам приходится взаимодействовать через ту же почту или ICQ, но руководитель этого не будет видеть, равно как и остальные работники. Да ещё нужно не забыть поставить галочку «С уведомлением о прочтении» и убедиться, что письмо не попало в спам.

Мы создали контролирующие механизмы, чтобы исключить подобные случаи. С помощью системы управления автоматизацией делопроизводства и документооборота МОТИВ все согласующие получают единое информационное пространство — теперь ни одно их действие не останется потерянным или забытым — ход работы над задачей может просмотреть каждый участник. А с помощью возможности просмотреть время ознакомления с заданием или действием с точностью до секунды, руководитель всегда будет знать, кто и когда успел приступить к исполнению, а кто нет.

Пример 3: Одна из основных идей «Мотива» — единое информационное пространство для всей компании, а не только для топ-менеджеров или заинтересованной группы лиц. После внедрения нашей программы вы получаете инструмент для анализа данных, которые всё равно попадают в систему из внешних источников, а поле работы всей компании — от IT-шников до бухгалтерии и партнёров.