Сокращение расходов на содержание сотрудников
Внедрение системы электронного документооборота в Управлении Россельхознадзора по Иркутской области позволило сократить численность персонала отдела делопроизводства на четыре человека, а количество делопроизводителей профильных и обеспечивающих отделов – на восемь человек. Это позволило экономить 221 тысячу рублей ежемесячно (при общем количестве сотрудников в 284 человека).
После внедрения СЭД в Минэкономразвития РФ осуществлять организационное руководство стали три сотрудника вместо девятнадцати, при этом количество рассматриваемой проектной информации увеличилось в пять раз (с 5,5 тысяч документов до 28,5 тысяч документов в месяц).
До внедрения СЭД 76% времени уходило на копирование, раскладывание по ячейкам и отправку документов по электронной почте (данные ТГК-10). Система МОТИВ делает это автоматически.
Сокращение расходов на бумажный архив
После внедрения электронного документооборота в Siemens Business Services в Москве стоимость архивного хранения документов снизилась на 80%.
Сокращение расходов на копирование и восстановление документов
В Управлении Россельхознадзора по Иркутской области — 40 тысяч рублей ежемесячно при количестве сотрудников 284 человека.
По расчетам AIIM (Association for Information & Image Management), предприятие, которое производит по 100 папок с документами в неделю, тратит $18,7 тыс. в год на восстановление потерянных документов.
По данным Siemens Business Services, внедрение СЭД позволило избежать потери 6% документов. Помимо экономии на восстановлении документов есть и косвенный эффект — потеря важного документа может нанести компании большой ущерб.
В Системе «МОТИВ» документы не теряются, любой сотрудник может получить к ним доступ в считанные секунды.
Сокращение времени на согласование и поиск документов в архиве
Siemens Business Services утверждает, что внедрение электронного документооборота экономит 30% времени, затрачиваемого на поиск и согласование документов.
По данным Association for Information & Image Management (AIIM), среднестатистический исполнитель тратит по 2,5 часа в неделю на поиск необходимых документов, а у делопроизводителей на это уходит 20-30% рабочего времени.
По данным ТГК-10, внедрение СЭД позволило в 10—20 раз уменьшить время согласования документов и поиска информации в архиве. Сократились трудозатраты на рассылку и контроль входящей документации: с 10 до 1—2 мин. Это сэкономило 2000 часов в год.
Косвенные показатели эффективности СЭД
Результаты внедрения электронного документооборота в Минэкономразвития России (г. Москва):
- Средний срок исполнения поручений уменьшился в полтора раза.
- Количество электронных документов увеличилось на 47% за два года.
- Количество просроченных поручений уменьшилось в 5 раз за тот же промежуток времени.
- Доведение задания до конечного исполнителя по всем департаментам сократилось с 19 до 2 дней.
- Количество приказов в электронном увеличилось с 10% до 100%.
- Число электронной корреспонденции выросло с 30% до 80 %.
Внедрение СЭД повышает производительность труда сотрудников. В Siemens Business Services производительность труда персонала увеличилась на 20—25%, в ОАО «Южная телекоммуникационная компания», ОАО «Волгателеком», ОАО «Уралсвязьинформ», фирма «Август», ОАО «РусГидро», «ТГК-14», «Сибур» — минимум на 15%.
