МОТИВ версия 4U 1.5

В этой версии системы МОТИВ не так много нововведений, но практически каждое из них будет полезно для любого нашего клиента. Итак:

1) Делаем работу с задачами более прозрачной и эффективной (общие смарт-папки)

Очень простой механизм смарт-папок понравился многим нашим клиентам. Напомним: с помощью смарт-папок можно легко ориентироваться в сотнях или даже тысячах задач, а также построить на базе системы МОТИВ легкую CRM, организовать работу технической поддержки или даже согласование документов без сложной настройки.

К примеру, руководитель может создать отдельную папку для всех задач, по которым был отправлен доклад; менеджеру будет полезно автоматически сортировать клиентские задачи по количеству сотрудников в компании или географической принадлежности (город, страна); сотрудник технической поддержки видит в нужной папке все задачи, по которым дали ответ специалисты и изменили статус «Требуется информация». Таких решений по оптимизации работы может быть масса — некоторые из них отмечены в руководстве «Советы для начинающих».

Мы получили не только массу позитивных откликов по этому функционалу, но и несколько интересных предложений. Одно из самых существенных — возможность создания смарт-папок, доступных для всех пользователей системы.

Пример: в предыдущих версиях руководитель должен был контролировать создание смарт-папок у своих подчиненных. Подчинённый мог создать папку некорректно или постоянно откладывать создание, так как для настройки необходимо было потратить время на изучение документации. Теперь проблема решена: руководитель может самостоятельно создать ряд смарт-папок и сделать их общедоступными. После чего создание смарт-папки для остальных сотрудников компании — задача двух кликов мыши.

Чтобы избежать путаницы в работе, общие смарт-папки отмечаются специальным значком.

2) Делаем работу с архивом более продуктивной (папки и смарт-папки в архиве)

Появилась возможность создавать папки и смарт-папки в архиве. Что это дает нашим клиентам? Возможность легко и быстро (без необходимости штудировать документацию) структурировать архив в соответствии с пожеланиями руководителя или в соответствии с номенклатурой дел в рамках конкретной компании. Следовательно — повысить продуктивность работы с архивом и упростить отчетность: можно автоматически группировать задачи по проектам, ответственным руководителям и любым другим параметрам, вплоть до статусов документов и/или проектов. Как и в случае с обычными смарт-папками, смарт-папки в архиве можно делать общими.

Структура папок может быть создана в соответствии с пожеланиями конкретного отдела или всей компании.

3) Учитываем рабочее время компании при согласовании и исполнении (доработки в календаре рабочего времени)

В новой версии мы добавили функционал, позволяющий описывать рабочие и нерабочие периоды времени компании. Таким образом, сроки исполнения задач и документов будут спланированы с точностью до минуты. Теперь документы и задачи не будут просрочены только из-за того, что не учитывалось время работы сотрудников — исполнение любой задачи и любого документа можно проследить в соответствии с рабочим временем компании.

После праздничных дней контролер не получит массу просроченных задач и документов, если календарь рабочих дней в компании был предварительно настроен.

4) Устраняем недоразумения при регистрации документов (добавлен признак уникальности полей документа)

Для исключения дублирования документов на этапе создания, можно задать набор полей, по которым будет определяться уникальность документа. При создании документа МОТИВ осуществляет проверку и, в случае нахождения дубликатов, выводится предупреждение.

Пример: данная доработка особенно полезна в тех случаях, когда в компании документы одного типа регистрируются разными сотрудниками. Допустим, письмо с таким номером уже было зарегистрировано — и МОТИВ сообщит об этом пользователю. Однако мы намеренно не стали полностью запрещать возможность создания документа в случае дублирования информации — пользователи сами решают, стоит ли регистрировать документ.

Опыт наших специалистов по внедрению доказывает: возможны случаи, когда документ должен быть зарегистрирован даже в случае дублирования какой-то информации.

5) Упрощаем взаимодействие с клиентами и сокращаем количество действий при организации процессов (новый тип обработчиков)

Добавлены обработчики изменений задач, которые вызываются каждый раз при редактировании полей задачи. При этом обработчики настраиваются для каждого типа задачи в отдельности.

Пример: настройка взаимодействия с клиентами — обработчики используются для организации почтовых уведомлений незарегистрированных в системе пользователей об изменении статуса заявки. В случае с компанией MOTIWARE этот функционал нашел применение в отделе технической поддержки — теперь при изменении статуса заявки, клиент автоматически получает сообщение об этом. Таким образом, клиенты получают информацию автоматически и отпадает необходимость уведомлять клиентов по телефону и электронной почте. Со стороны клиентов это тоже удобно — нет необходимости постоянно узнавать, изменился ли статус обращения.

С помощью обработчиков можно оптимизировать и другие внутренние процессы компании. Например, при создании контрольной точки по задаче рабочая группа автоматически дополняется новыми сотрудниками; при изменении статуса задачи, создается новый проект по заранее заданному шаблону.

Применений данного типа обработчиков очень много и мы обязательно отразим другие примеры в новой версии «Руководства по внедрению» и «Советов для начинающих».

Несколько менее значимых, но не менее полезных доработок:

- в соответствии с пожеланиями многих наших клиентов, интерфейс создания задачи теперь аналогичен интерфейсу её просмотра после создания. Очевидный плюс: это существенно облегчает ориентацию и работу пользователей в системе

- при создании вложенных папок библиотеки права на них наследуются от родительской папки. Очевидный плюс: значительно упрощается процесс администрирования

- результаты поиска задач/документов открываются теперь в отдельной вкладке, что позволяет менять условия поиска, не закрывая страницу с результатами. Очевидный плюс: сокращается количество кликов и необходимость заново искать нужную информацию

- в пункте меню «Адресная книга» помимо добавляемых контактов теперь отображаются также все пользователи, зарегистрированные в системе МОТИВ. Очевидный плюс: даже если прав недостаточно, всегда можно найти контакты нужного сотрудника в адресной книге

- появилась возможность добавлять уже имеющиеся события в задачи. Очевидный плюс: не требуется создавать новое событие – достаточно просто выбрать его прямо в форме просмотра задачи из списка

Подробнее о новом функционале вы можете узнать у наших менеджеров или сотрудников отдела технической поддержки.

В заключение хотим поблагодарить наших клиентов и партнёров за сотрудничество: Правительство Белгородской области, OOO «ИНТ», ЗАО «Ниеншанц», ООО «Холод», ОАО «Оборонэнергосбыт», АО «Kaspi Bank». Мы надеемся, что каждый наш клиент не только будет успешно использовать МОТИВ, но и предлагать свои идеи для её совершенствования. А мы со своей стороны обещаем улучшать и модернизировать функционал в соответствии с вашими предложениями и пожеланиями. Спасибо, что выбрали МОТИВ!

Адрес, схема проезда:
117105, Москва, Варшавское шоссе, д. 37А (м. Нагатинская), офис 507
Телефон: +7(495)916-67-59

Техническая поддержка:
Телефон: 8-800-555-43-21
E-mail: support@motiw.ru

Контакты для партнеров:
Телефон: +7(495)916-67-59
E-mail: partners@motiw.ru

Лицензия на предоставление телематических услуг связи

© 2011 MOTIWARE.
Все права защищены.