Cистема электронного архива документов

Однажды вы поняли, что объем документов вашей организации слишком велик. В вашем офисе накопилось столько различных документов, что поиск какой-то бумажки превращается для вас в кошмар. А если ещё документ, который понадобился, был создан не в текущем году, а позже, то на его поиски нужно направлять пол отдела. Поиск необходимого документа в бумажном архиве действительно является огромной проблемой.

Помочь вам может система электронного архива документов. Дело в том, что знания и опыт, которыми обладают сотрудники, составляют основной ресурс компании. Архивация всех документов дает возможность не потерять ни крупицы важной информации. Более того, такой вид архива удобнее, чем бумажный, он позволит сэкономить время.

Электронный архив документов представляет собой систему структурированного хранения электронных документов. Основной задачей этой системы является обеспечение оперативного доступа всех отделов организации, включая каждого сотрудника, к необходимой информации.

1. ввод в систему и создание электронных документов;
2. печать необходимых документов;
3. просмотр нужных документов;
4. оперативный поиск документов по самым различным параметрам (по дате, по контрагенту, по названию или фразе);
5. невозможность удаления документов из системы;
6. возможность интегрирования одних документов с другими;
7. резервное копирование всех документов, входящих в архив;
8. контроль за историей изменения электронных документов.

Преимущества электронной архивации

Во-первых, вы сможете сократить временные и ресурсные затраты на введение нового сотрудника в курс дела. Для этого вам просто необходимо будет разрешить этому сотруднику доступ к тем документом, которые имеют отношение к его работе. Это позволит новичку быстрее сориентироваться.

Во-вторых, вы получаете возможность избежать необратимой потери информации, так как информация, которая хранится в бумажном виде, по ряду причин часто приходит в негодность. Например, выцветание, ветхость или пролитый кофе могут принести к большим потеряем нужной информации.

В-третьих, документы не могут быть утеряны, их не может взять домой кто-то из сотрудников, а потом уволиться.

В-четвертых, использование данной системы ведет к уменьшению накладных расходов, расходов на бумагу и краску, переплет и так далее.

Также данный вид архива можно использовать для хранения таких документов, как звуковые файлы, видео файлы, фотографии и другие изображения.

Примеры применения электронного архива

Проекты, детализированные в задачах и в описаниях конкретных действий персонала, останутся достоянием компании в любом случае — в период отпусков и после увольнения. Передача дел от одного сотрудника к другому — тоже не проблема. А повторное использование собственного опыта — основа увеличения личной производительности. Вне зависимости от того, в какой форме Вы внесли данные в систему электронного архива документов — в качестве документа, описания задачи или в виде файлов — Вы легко и просто можете найти информацию по ключевым параметрам в нашей системе.

Пример 1: В системе электронного документооборота существует масса возможностей для поиска — вы можете найти необходимый документ или задачу, обладая минимальным количеством информации. Вы знаете дату, но не знаете названия документа? Не проблема. Вы знаете контрагента и больше не знаете ничего? Это тоже не проблема. Вы помните только название файла документа или какую-то фразу, оставленную кем-то из участников задачи? И это тоже не проблема — благодаря различным механизмам поиска, вы всегда сможете найти необходимую вам информацию. И это касается не только электронных архивов.

Пример 2: Допустим, каждый год ваша компания участвует в одной и той же выставке. Какую информацию о компании нужно предоставить? Какие документы собрать? Сколько это стоит и в какие сроки должно быть решено? Всё это можно узнать или вспомнить буквально за несколько минут после восстановления задачи из системы электронного архива. Другой пример — ваша компания постоянно ведёт общение с определённым клиентом. Как ввести нового сотрудника в курс дела максимально быстро и без дополнительных затрат? Включить в задачу по клиенту — при получении новой задачи сотрудник компании может быстро изучить весь ход задачи от начала и до конца. Мы называем это принципом «пятиминутной компетенции».